4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров

Вопрос: Обязательно ли ведение журналов регистрации кадровых приказов, трудовых договоров, книг учета приема/перемещения/увольнения работников, личных дел/карточек? Наши юристы говорят, что это необязательно. Руководство тоже за сокращение документооборота. Какие журналы, книги учета обязательны для ведения кадровой службой? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

Обязательно ли ведение журналов регистрации кадровых приказов, трудовых договоров, книг учета приема/перемещения/увольнения работников, личных дел/карточек? Наши юристы говорят, что это необязательно. Руководство тоже за сокращение документооборота. Какие журналы, книги учета обязательны для ведения кадровой службой?

Обязанность организации вести журналы регистрации кадровых приказов, трудовых договоров, книг учета приема/перемещения/увольнения работников, личных дел/карточек не установлена.

Организация обязана вести книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Согласно Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 организация обязана вести книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н организация также обязана вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Обязанность вести другие перечисленные в обращении журналы законодательством не установлена.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  • дату и номер заключенного трудового договора;
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • структурное подразделение;
  • занимаемую должность;
  • вид и характер работы;
  • срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  • место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.
Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:

Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.
Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником.

Читать еще:  Какие бывают доверенности

Книга регистрации основной трудовой документации оформляется в свободной форме, потому как унифицированного бланка для ее заполнения нормативными актами не предусмотрено.
По распоряжению руководства в компании может быть разработан собственный образец, предназначенный для ведения журнала указанного характера.

5 основных правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.
Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

При последнем варианте необходимо успеть заблаговременно предупредить работника о сроках окончания договора, в противном случае он автоматически продлевается на длительный срок. В отслеживании срока действия трудовых взаимоотношений поможет учет договоров.

Ответственным работником на последнюю заполненную страницу вносится запись, что закрытие производится по причине обнаружения ошибки. При этом никаких штрафных санкций за это не предусмотрено. Оконченный журнал сдается в архив, после приказа руководителя по тем же правилам, как рассмотрены выше, заводится новый. Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо.

Процесс заключения трудовых договоров находится под контролем специалистов отдела кадров. Именно они оформляют подобные документы и проверяют правильность их оформления.

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм.

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Центр решения трудовых вопросов

Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал.

Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации.

Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Он помогает избежать многих ошибок, а также позволяет не нарушать установленные законом сроки. При всем этом представленная книга требует корректного оформления и обязательно соблюдение правил и порядка.

Нормативная база Российской Федерации регламентирует обязательное ведение и заполнение трудовых договоров, книжек, дополнительных соглашений. Регистрация и учет документации ведется в произвольной форме, не требующей обязательных пунктов для заполнения.

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

На практике востребованными бывают столбцы с такими сведениями:

  1. Порядковый номер договора
  2. Дата заключения
  3. Номер документа
  4. Срок действия
  5. Дополнительные соглашения
  6. ФИО работника
  7. Его должность
  8. Отдел или структурное подразделение (при наличии)
  9. Характер работы (основная или совместительство)
  10. Дата расторжения договора
  11. Причина
  12. Примечания
  13. Подпись сотрудника, подтверждающая факт получения на руки своего экземпляра.

В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.
В трудовой документации, действующей на территории РФ, нет информации об обязанности руководства компании вести учет договоров и дополнительных соглашений в специальном журнале.

Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Обязателен ли журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Читать еще:  Письменное соглашение сторон о расторжении договора

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать.

Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными. Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В 2018 году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов.

Хранение книги регистрации трудовых договоров

Трудовым законодательством РФ установлена обязанность работодателя при оформлении отношений с сотрудником заключать с ним соответствующий договор.

При окончании последней страницы книги указывается заключение, свидетельствующее о ее закрытии и передачи в архив. Часто учет начинают вести заново каждый год, однако при небольшом количестве соглашений его можно вести и дальше до заключительной страницы. При закрытии указывается следующее:

  • Дата реализации данного процесса;
  • Общее количество заполненных страниц;
  • Численность указанных документов;
  • Личные данные уполномоченного лица;
  • Приказ о назначении представителя, ответственного за данную работу.
  • Перед тем, как сдать его в архив, требуется произвести прошив книги и поставить пломбу. По закону продолжительность хранения составляет 75 лет.

Журнал учета трудовых договоров — один из важнейших документов на предприятии, которым интересуются инспектора ГИТ.

В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.

Журнал регистрации трудовых договоров

Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

Кто занимается ведением данного журнала

Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:

  • Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
  • На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
  • На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.

Трудовой договор выступает в качестве основного документа, регистрирующего отношения между руководством и наемным сотрудником.

Особенности учета трудовых договоров в книге регистрации

Кадровые сотрудники обязаны контролировать не только численность непосредственно работников в компании, но и всей документации, которая подписана между владельцем и нанятыми лицами. Журнал регистрации трудовых договоров — одна из справочных книг, помогающих учитывать все соглашения, заключенные компанией с сотрудниками.

Характеристика документа

Согласно общему кадровому законодательству, ведение документа о регистрации договоров и соглашений между сотрудниками и компанией не считается строго обязательным условием. Но если обратить внимание на простые нюансы ведения документооборота, то там говорится об учитывание всего, что имеет справочный характер. Чаще инспекция при проверке требует сотрудников кадровиков предъявить такую книгу. Следовательно, лучше не ссылаться на Трудовой кодекс, а хранить документацию всю в порядке, тем более, что так значительно облегчается труд большинства работников отдела кадров.

Цель записей

Книга учета трудовых договоров облегчает труд кадровых работников. Проще держать под рукой один журнал регистрации, чем всегда копаться в огромном количестве оригиналов. Есть и другие преимущества:

  • Кадровый работник быстро найдет важную бумагу при возникновении конфликта между сотрудником и организацией.
  • С осуществлением записей в книге кадровикам легче искать необходимую информацию для любого вида справок.

Несмотря на отсутствие обязательств по ведению журнала, если его нет, у компании могут возникнуть трения с различными инспекциями. Также книга регистрации трудовых договоров есть в списке стандартных управленческих бумаг. Да и общее мнение кадровиков утверждает неоспоримое удобство наличия такого документа под рукой.

Плюсы для кадровой службы

Сотрудники многочисленных отделов по работе с персоналом в один голос заявляют, что достоинств в наличии журнала учета трудовых договоров точно больше, чем минусов. Для начала — удобство. Все важные данные о различных соглашениях, основных и дополнительных между компанией и сотрудником заключены в единственном месте. Ее сложно потерять или не заметить. Любая официальная бумага, необходимая работнику выдается по данным, содержащимся в этом документе.

Важно знать! Даже в небольших индивидуальных фирмах, где полностью режим самоуправления и директор является одновременно и кадровым сотрудником, и бухгалтером, наличие рассматриваемой книги не помешает, чтобы вести статистику привлеченных работников. Легко проследить и возникновение «текучки».

Содержание

Если следовать основам создания первичной документации, у книги регистрации трудовых договоров должна быть оформлена обложка, а сам журнал иметь несколько необходимых для заполнения столбцов. На титульной странице расписаны данные с датой начала ведения документа, а также оставлена графа для срока окончания. Каждый лист имеет свой номер, чтобы не было возможности удалить информацию.

На первой странице указывается подробный пример заполнения. На следующей — данные об ответственных лицах. Затем каждый разворот оформляется по правилам учета.

Читать еще:  Доверенность на сдачу груза

Вся внесенная информация должна быть в форме таблицы, поскольку так удобнее и заполнять и искать нужные данные. Количество граф зависит от специализации и деталей трудоустройства конкретной компании. Обычно их не больше 10.

Количество экземпляров

Для качественного учета всех договоров достаточно иметь одну книгу, которая хранится сначала в отделе кадров, а затем после окончания пломбируется и передается в архив. Иногда сотрудники служб для уверенности и сохранности информации ведут 2 экземпляра. Один в бумажном виде, другой — в электронном.

Особенности оформления

Все тонкости производимых записей отвечают общим законам ведения первичной документации. Даже неопытный кадровый сотрудник легко разберется, как правильно заполнять журнал регистрации соглашений к трудовым договорам. Если возникнет потребность, можно собрать справки для ПФР, используя данную информацию. Поэтому она и хранится по 75 лет в архивах. Так нужные данные не исчезнут. Они могут понадобиться и при налоговой проверке, также для пенсионных начислений в ФСС, некоторые справки для подтверждения у нотариуса и юристов.

Требования к формату документа

Согласно правилам данный учет можно вести в бумажной и электронной версии. Чаще всего, несмотря на повсеместную компьютеризацию, преобладает классический вариант. Есть несколько основных правил по формату:

  • обложка предусмотрена в жестком или умеренно плотном варианте, чтобы книга прослужила дольше;
  • в книге бумага используется с параметрами плотности не менее 60 г на квадратный метр;
  • обложка обязательно содержит полное название компании-работодателя;
  • каждая страница пронумерована;
  • на последней расписать дату, когда журнал был прошит, опломбирован и сдан в архив.

Внимание! Больше правил и требований именно к формату нет, поскольку он не утвержден на законодательном уровне. Это произвольный документ. Но перечисленные нюансы необходимо помнить, чтобы журнал не вызвал нареканий со стороны проверяющих организаций.

Правила заполнения и порядок ведения

Каждый журнал заполнен в виде таблицы, где графы имеют четкое назначение. Оформляет книгу кадровый работник, он же отвечает за ее ведение. В классическом экземпляре должно быть 9 заполненных столбцов. Но по ситуации количество может варьироваться.

  1. Номер регистрации трудового договора — это число по порядку записи, важно не вносить сюда цифры самого соглашения.
  2. Дата подписания.
  3. Его непосредственный номер.
  4. Ф.И.О. нового работника.
  5. Специализация или должность.
  6. В какое именно отделение принят.
  7. До какой даты договор действителен.
  8. Характер трудоустройства (основная работа или по совместительству).
  9. Дополнительные документы.
  10. Примечания.

В зависимости от специфики фирмы могут понадобиться и другие столбики для внесения информации. Это стандартный вариант, признанный в большинстве компаний.

Порядковые цифры записиДата подписанияНомерФ.И.О сотрудникаДолжностьПодразделениеСрок действияХарактер занятостиДополнительные документыПримечания
№ 4512.01.2019г25447Васильев Павел ПетровичГлавный бухгалтерООО «Синий кит» Смоленский филиалБессрочноОсновная
№4614.02. 201925449Иванова Анастасия ПавловнаНотариусООО «Синий кит» Московский филиалДо 25.09. 2020гОсновная

Чаще всего дополнительно вводится роспись взятого на работу сотрудника, поскольку она подтверждает, что соглашение подписано в двух экземплярах и один выдан на руки новому работнику.

Изменение записи и пример оформления таблицы

Согласно законодательству, если кадровый сотрудник внес серьезную ошибку в документ, то журнал регистрации договоров следует досрочно закрыть. Изменения, которые допускается добавить в записи:

  • человека отстранили от выполнения должностных обязательств;
  • изменились условия труда;
  • перевод между филиалами или представительствами компании.

Для такого случая в журнале обычно есть приложения, где для каждого сотрудника регистрируются дополнительные соглашения. Можно оформить новые графы для коллективных договоров, если такие имеют место на предприятии.

Совет! При открытии новой книги, необходимо уведомить об этом руководство, поскольку только с его приказом можно оформлять журнал.

Электронный и бумажный варианты

Бумажная версия должна быть прошита, заверена руководителем, а все страницы пронумерованы. У электронного документа учета есть свои преимущества. В первую очередь, это конфиденциальность. Но невозможность поставить личную подпись часто вынуждает вести оба экземпляра одновременно.

Есть и другие достоинства у электронной системы учета:

  • контроль сохранности документации;
  • быстро формируются копии справок и нужных приказов;
  • легко осуществить поиск необходимой записи.

Чтобы инспекция ФМС не придралась, в такой документ должны быть занесены и все иностранные граждане, трудящиеся в данной компании. В противном случае грозит работодателю серьезный штраф.

Хранение журнала

Особенным нюансом является правильное хранение книги, где вписаны все трудовые договора и дополнительные соглашения. Если документ закончился, то на последней странице пишут дату, затем пломбируют журнал и спускают в архив. Там документация такого рода должна сохраняться в течение 75 лет.

Для нового документа оформляет приказ начальство. В нем обязательно указывают, в каком типе ведется книга: электронный вариант или бумажный, кто ответственен за заполнение документа и в какой форме происходит учет.

Для кадровых работников важно вести учет всех сотрудников, чтобы вовремя была возможность делать различные отчисления, например в ФСЗН, выдавать справки, контролировать текучесть кадров, а также их перемещение внутри подразделений по должностям. Для этого и ведется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Туда вписывают все документы, заключенные о трудоустройстве с физическими лицами. Вести его должен работник кадровой службы в электронном или бумажном варианте.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector